Lo que debes saber sobre la administración
de documentos y archivo muerto

De manera general, un documento es un registro material de información, ya sea de tipo textual, gráfico, fotográfico, electrónico, acústico, digitales, análogos, etc., que puede realizarse en diferentes tipos de soporte y usarse con diferentes fines. Los documentos pueden crearse y conservarse por individuos, organizaciones de carácter público y privado de cualquier parte del mundo.

Los documentos pueden provenir de diferentes fuentes como son:

  • Individuos
  • Familias
  • Comunidades
  • Empresas
  • Gobiernos (nacionales, regionales y locales)
  • Cortes y organismos judiciales
  • Gremios y sindicatos
  • Organizaciones religiosas
  • Escuelas y universidades
  • Organismos militares
  • Instituciones culturales (teatros, realizadores cinematográficos, compañías de actores, etc.)
  • ONG’s y OSC’s (Organismos de caridad, de voluntarios y campañas)

Fuente: www.ica.org

Para favorecer y controlar la descripción, gestión, registro, búsqueda, distribución, valoración, uso, acceso, conservación, difusión y destrucción de documentos, es necesario implementar un sistema de administración de documentos.

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS?

La administración de documentos es un conjunto de métodos que permiten la planeación, dirección y control de la creación, organización, flujo y empleo de los documentos a lo largo de su ciclo de vida; así como la optimización de recursos operativos y estructuras de registro.

Uno de los sistemas de administración de documentos más sencillos consiste en el acomodo y etiquetado de los documentos, archivos y carpetas existentes; nombrarlos de forma ordenada y que facilite su gestión, por ejemplo, de manera alfabética, categórica o por grado de relevancia.

Otra alternativa para un sistema de administración es la organización minuciosa,
por ejemplo, en diversas etapas:

  1.  Por nivel de visualización
  2. Documento público
  3. Documento privado
  4. Documento confidencial
  5. Documento sensible
  6.    Por área
  7. Documento administrativo
  8. Documento de RRHH
  9. Documento de operaciones
  10. Documento de finanzas
  11.    Por nivel de seguridad
  12. Básico
  13. Medio
  14. Alto

¿CUÁL ES EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRADOS?

El ciclo de vida de los documentos administrados está conformado por tres fases:

Archivos de gestión

Archivos intermedios

Archivos permanentes

Mientras que los documentos pasan por las siguientes etapas:

  • Planeación
  • Creación
  • Correspondencia
  • Distribución
  • Trámite
  • Organización
  • Selección documental
  • Archivo
  • Conservación
  • Consulta
  • Eliminación
  • Depuración

¿CÓMO CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS PARA DEFINIR SU UTILIDAD?

Es importante mencionar que un documento jamás debe considerarse como “verdad absoluta”, ya que fue concebido bajo un punto de visto particular. La conservación del documento depende de la utilidad y el valor que aporta a un individuo u organización. Esto se determina con el cumplimiento de alguna de las siguientes características:

Genuino

El documento se contrapone con lo registrado en otras bases de datos, registros o archivos, de tal manera que se pueden comprobar los momentos, la información, el origen, persona o institución que lo creó.

Fidedigno

El contenido del documento es confiable y representa de manera completa y específica las actividades, operaciones, acciones, eventos, etc., todo ello desde el punto de vista de quien generó el documento (sea individuo u organización).

Integral

El documento muestra la información de manera completa y sin alteraciones.

Útil

El documento debe ser fácilmente localizable, accesible y utilizable, por lo que debe estar condiciones óptimas para permitir la legibilidad de la información.

Según el nivel de cumplimiento de estas características, el archivo puede ser útil, medianamente útil o mínimamente útil. Y puede entrar en alguna de las siguientes categorías:

Un documento no necesariamente debe ser viejo para dejar de ser útil, sólo debe dejar de cumplir su función de origen para perder su importancia y/o valor. En cuanto ello ocurre, se convierte en archivo muerto.

¿QUÉ ES EL ARCHIVO MUERTO Y QUÉ HACER CON ÉL?

Los documentos que han perdido vigencia, sufrieron alteraciones, se encuentran desactualizados o simplemente ya no cumplen la función principal por la que fueron creados, son considerados archivos muertos.

Por ejemplo, los currículums vitae de personas que no quedaron seleccionadas en los procesos de reclutamiento de la empresa; pasaportes vencidos; los primeros recibos que se generaron cuando se abrió un negocio décadas atrás; formatos fiscales que ya no cumplen con lo estipulado en las nuevas legislaciones; estados de cuenta de más de 20 años, etc.

Pese a que ya no cumplen su función principal, los documentos catalogados como archivo muerto aún pueden contener información sensible. Por tal razón, se estipula un tiempo estimado antes de ser triturados, ya que pueden servir como respaldo o para buscar información de clientes, facturas de pago, evidencias, etc.

La sensibilidad de los datos contenidos en esos documentos puede poner en riesgo la vida, integridad, patrimonio, seguridad, salud o vida privada de personal de una empresa o individuo, incluso de modo casual.

El tiempo estimado de vida de un documento es de cuatro a cinco años, después de este plazo se considera archivo muerto. Una vez catalogado como tal, se puede conservar otros cuatro o cinco años, de acuerdo al tipo de documento que se trate.  

Por ejemplo, la documentación contable debe conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron las declaraciones relacionadas, según el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF).

Por su parte, el Código de Comercio, en los artículos 46 y 49, fija un plazo mínimo de 10 años para conservar los libros, registros y documentos de un negocio, así como los originales de cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que los comerciantes consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.

Pasado este tiempo, estos documentos son considerados archivos muertos y  pueden conservarse en un espacio diseñado para tal por otros cuatro años o menos. Posteriormente, se destina el archivo muerto a su destrucción.

¿Cómo se realiza la destrucción de documentos?

La destrucción de documentos debe realizarse siguiendo estrictos lineamientos que antepongan la privacidad de los datos y la confianza de los individuos porque nunca se sabe en manos de quién podría terminar la información, especialmente la que es confidencial, y con qué intenciones.

Una vez que el uso autorizado de la información ha finalizado está debe destruirse de manera segura a través de un servicio de trituración confidencial. En México existe la Asociación Mexicana para la Destrucción de Información Confidencial, institución que busca crear conciencia sobre la importancia de la gestión y trituración de información confidencial de manera correcta, funcional y segura en instituciones gubernamentales y privadas.

Para lograrlo cuenta con un directorio de socios certificados y auditados bajo los más estrictos estándares internacionales que respaldan la calidad y seguridad de la destrucción de documentos.

En la búsqueda de un proveedor de destrucción de documentos, debes elegir a quien te ofrezca procesos seguros de trituración de documento y archivos, así como garantizar que no habrá terceros con acceso a la información que se destruya.